Mengajukan Paper di Konferensi Ilmiah

Sebuah seminar ilmiah biasanya menyelenggarakan sesi yang umum dinamakan call for paper, yaitu ketika peserta seminar diberi kesempatan untuk men-submit makalah yang pada akhirnya dipresentasikan dalam sebuah forum panel. Seminar atau yang lebih lazim disebut konferensi ini biasanya memiliki standarisasi yang sama dalam penyelenggaraan call for paper, baik di tingkat nasional maupun internasional. Dalam forum tersebut –yang biasanya diklasifikasikan per tema– para peserta dipersilakan untuk mempresentasikan hasil penelitiannya yang pada akhirnya mendapat respon dari peserta lain dalam bentuk pertanyaan maupun masukan. Ini adalah salah satu kesempatan bagi para peneliti untuk sharing mengenai hasil penelitian-penelitian mereka, yang tentunya menjadi salah satu momen bagi mereka untuk mendapatkan ide-ide segar dari peneliti lain dalam bentuk pertanyaan, kritik, dan saran.

Pada dasarnya, ada beberapa langkah yang harus dilakukan untuk mengajukan paper dalam sebuah konferensi. Berikut tahapan-tahapan tersebut secara umum.

1.      Memilih topik makalah

Topik yang disediakan oleh panitianya biasanya beragam yang pada akhirnya menjadi klasifikasi dalam forum-forum panel saat presentasi. Misalnya untuk konferensi Geodesi tema yang diberikan bisa berupa kadastral, survey terestris, hidrografi, atau GIS. 

Contoh topik makalah

2.      Mengirimkan abstrak makalah / paper

Setelah memilih tema, selanjutnya kita harus mulai memikirkan konten paper seperti apa yang akan kita buat. Sebagai awalan, kita harus membuat abstrak yang menjadi gambaran umum dari keseluruhan isi makalah. Abstrak inilah yang nantinya harus kita kirim terlebih dahulu ke panitia konferensi untuk dikaji, apakah bisa dimasukkan ke dalam prosiding mereka atau tidak. Abstrak bisa ditulis dalam Bahasa Indonesia atau Bahasa Inggris, dan biasanya panitia sudah menentukan bahasa apa yang harus digunakan.

3.      Review dari panitia

Selanjutnya panitia melakukan review dari abstrak-abstrak yang masuk, apakah memenuhi kriteria dari tema yang disediakan atau tidak. Jika jumlah abstrak yang masuk juga melebihi kuota, maka akan dilakukan proses seleksi paper mana saja yang berhak masuk ke dalam prosiding dan sesi presentasi. Setelah dilakukan review, panitia akan mengabarkan kepada penulis apakah abstraknya diterima atau tidak. Jika diterima, maka penulis harus segera mengirimkan full paper.

Contoh email konfirmasi dari panitia mengenai diterimanya abstrak makalah

4.      Mengirimkan full paper

Full paper dikirimkan setelah mendapatkan konfirmasi bahwa abstrak pengirim diterima. Pada umumnya panitia juga sudah menyediakan template format makalah yang dikehendaki oleh mereka, seperti pendahuluan (terdiri dari latar belakang, penelitian sebelumnya, rumusan masalah, tujuan, batasan masalah, wilayah kajian), metodologi (terdiri dari data, peralatan, skenario / tahap pekerjaan), hasil dan pembahasan, kesimpulan dan saran, ucapan terima kasih, serta daftar pustaka. Setelah full paper dikirim, panitia biasanya akan membalas email tersebut berupa konfirmasi bahwa paper sudah diterima dan akan dimasukkan ke dalam prosiding yang ber-ISBN (International Standard Book Number).

 Contoh email konfirmasi dari panitia untuk menanyakan kesediaan pemakalah dalam melakukan presentasi

5.      Presentasi

Tahap terakhir adalah presentasi dalam forum panel sesuai dengan klasifikasi tema yang ditentukan oleh panitia. Template slide biasanya juga sudah disediakan panitia –meskipun sebenarnya tidak semua peserta berminat menggunakannya. Waktu presentasi dibatasi sekitar 10-15 menit, yang dilanjutkan dengan interaksi antara pemakalah dan peserta dalam bentuk tanya jawab maupun diskusi.

 Contoh sesi presentasi

Berikut standar umum dalam mengajukan makalah di konferensi. Sekali lagi, pada umumnya semua konferensi memakai metode serupa, baik nasional maupun internasional. Semoga bisa menjadi gambaran untuk pembaca yang berminat mempublikasikan hasil penelitiannya dalam sebuah forum ilmiah.